Privatlivspolitik
I det følgende kan du læse mere om, hvordan Aarhus Letbane I/S (herefter ”Aarhus Letbane”) behandler dine personoplysninger.
Vi beder dig læse privatlivspolitikken, inden du afgiver dine personoplysninger til Aarhus Letbane.
1. Dataansvarlig og kontaktoplysninger
Den dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger er:
Aarhus Letbane I/S
CVR-nr. 34704724
Thomas Koppels Gade 311
8000 Aarhus C
E-mail: info@aarhusletbane.dk
2. Hvis du besøger vores hjemmeside
Følgende afsnit beskriver vores behandling af personoplysninger om besøgende på www.letbanen.dk.
2.1 Cookies
Vi anvender cookies på vores hjemmeside for blandt andet at sikre, at hjemmesiden funktioner fungerer samt for at forhindre misbrug og nedetid. Du kan læse mere om vores brug af cookies i cookiebanneret, som vises på forsiden, når du besøger vores hjemmeside første gang.
Du kan altid ændre dine cookie-indstillinger ved at trykke på det lille røde ”cookie-symbol” i nederste venstre hjørne af hjemmesiden.
2.2 Tilmelding til kurset Pas på, på Letbanen, infrastrukturuddannelser etc.
Typer af personoplysninger
Når du tilmelder dig vores uddannelser, behandler vi dine personoplysninger. Vi kan indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:
- Dit navn, e-mailadresse, telefonnummer og adresse
- Hvilket firma/organisation du er tilknyttet
- Dine betalingsoplysninger
- E-card eller et billede af dit legitimationskort samt pasfoto (kun ved ansøgninger om merit)
Formålene med behandlingen
Dine personoplysninger bliver behandlet til følgende formål:
- Gennemførelse af tilmelding og betaling, herunder fremsendelse af ordrebekræftelse og faktura
- Administration af tilmeldinger og udstedelse af legitimationskort
- Statistik og analyse
Behandlingsgrundlag
Vi behandler dine personoplysninger på nedenstående grundlag:
- Retlig forpligtelse: Behandlingen af dine betalingsoplysninger og oplysninger om dine køb er nødvendig for overholdelsen af bogføring- og momslovgivning. Derudover afholder og administrerer vi uddannelserne på baggrund af krav fra Trafikstyrelsen (databeskyttelseslovens artikel 6, stk. 1, litra c).
- Kontraktuelle forpligtelser: Vi behandler dine personoplysninger for at opfylde den indgåede kursus -eller uddannelsesaftale, som du har indgået med Aarhus Letbane, herunder for at kunne udstede legitimationskort og håndtere ordrebekræftelse (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).
2.3 Indberetning af sikkerhedshændelser, farlige situationer etc. via formular på hjemmesiden
Typer af personoplysninger
Når der foretages indberetninger via vores hjemmeside, fx om uønskede tilstande på eller omkring letbanen, ”nær-ved-hændelser” eller uheld, kan vi behandle følgende typer af personoplysninger om indberetter:
- Navn, e-mailadresse, telefonnummer og evt. medarbejdernummer
- Dato for din indberetning
- Andre oplysninger du giver i forbindelse med din indberetning. Vi opfordrer dig til ikke at afgive følsomme personoplysninger til os, medmindre de er strengt nødvendige for behandlingen af din henvendelse.
Herudover kan der i visse tilfælde behandles personoplysninger om andre personer, som fremgår af indberetningen, fx billede og andre rapporterede oplysninger.
Formålene med behandlingen
Dine personoplysninger bliver behandlet til følgende formål:
- Registrering og håndtering af indrapporterede hændelser
- Forbedring af letbanesikkerheden
- Statistik og analyse
Behandlingsgrundlag
Vi behandler dine personoplysninger på nedenstående grundlag:
- Offentlig myndighedsudøvelse: Registrering og håndtering af indberettede forhold hører under offentlig myndighedsudøvelse (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e).
3. Hvis du kommunikerer med os
Typer af personoplysninger
Når du skriver til vores infomail eller kommunikerer med os i anden sammenhæng, behandler vi følgende typer af personoplysninger om dig:
- Navn, e-mailadresse, telefonnummer
- Hvad din henvendelse vedrører
- Dato for din henvendelse
- Andre oplysninger du giver i forbindelse med din henvendelse. Vi opfordrer dig til ikke at afgive følsomme personoplysninger eller CPR-nummer til os, medmindre de er strengt nødvendige for behandlingen af din henvendelse. Hvis du fremsender følsomme oplysninger eller CPR-nummer via e-mail, bør oplysningerne sendes i stærkt krypteret form.
Formålene med behandlingen
Dine personoplysninger bliver behandlet til følgende formål:
- Håndtering af din henvendelse
- Iagttagelse af eventuelle rettigheder
- Generel kommunikation
- Statistik og analyse
Behandlingsgrundlag
Vi behandler dine personoplysninger på nedenstående grundlag afhængig af karakteren af din henvendelse.
- Offentlig myndighedsudøvelse: Vi kan behandle dine personoplysninger, da håndtering af henvendelser omkring Letbanen henhører under offentlig myndighedsudøvelse (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e).
- Kontraktuelle forpligtelser: Hvis din henvendelse vedrører en (potentiel) aftaleindgåelse, behandler vi dine personoplysninger for at kunne gennemføre foranstaltninger forud for aftalen (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).
4. Hvis du besøger vores fysiske lokaliteter, fx som passager eller som gæst på vores servicecenter
Når du bruger letbanetogene, befinder dig på en letbaneperron eller i områderne umiddelbart omkring perroner og skinner, kan du blive optaget på video. Herudover kan du blive optaget, hvis du besøger vores servicecenter og øvrige lokaliteter.
Tv-overvågningen sker som følger:
- Passagerrumsovervågning
- Skinneovervågning fra frontkameraer monteret på togene
- Bakspejlsovervågning monteret på togene
- Overvågning på perroner
- Overvågning på vores servicecenter og øvrige lokaliteter
Herudover behandler vi dine personoplysninger, hvis du har fået udleveret et elektronisk adgangskort.
Typer af personoplysninger
Vi kan behandle følgende typer af personoplysninger om dig:
- Foto- og videomateriale
- Digitale fodspor, herunder information om, hvor og hvornår du har benyttet adgangskort (hvis du har fået udleveret et adgangskort)
Formålene med behandlingen
Dine personoplysninger bliver behandlet til følgende formål:
- For at påse og opretholde sikkerheden på og omkring letbanen samt på vores kontorfaciliteter og øvrige bygninger
- For at forebygge og opklare kriminalitet
- For at give dig adgang til vores kontorfaciliteter og øvrige bygninger
- For at administrere dit besøg hos os
Behandlingsgrundlag
Vi behandler dine personoplysninger på nedenstående grundlag:
- Offentlig myndighedsudøvelse: Vi kan behandle dine personoplysninger, da det henhører under offentlig myndighedsudøvelse at etablere og opretholde sikkerheden på og omkring Aarhus Letbanes lokaliteter herunder for både passagerer, medarbejdere og samarbejdspartnere (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e). Oplysninger om strafbare forhold indsamlet via tv-overvågning behandles også på baggrund af vores berettigede interesser i at forebygge og opklare strafbare forhold (databeskyttelseslovens § 8, stk. 3).
I tilfælde af kriminelle handlinger eller mistanke herom, kan optagelser fra tv-overvågning mv. videregives til politiet. Aarhus Letbanes overvågningskameraer er registreret i politiets kameraregister. Der kan desuden ske videregivelse, hvis det er påkrævet i henhold til lovgivningen.
Ved indgangen til tv-overvågede områder har vi opsat skilte i henhold til tv-overvågningsloven.
5. Hvis du søger job hos Aarhus Letbane
Hvis du søger job hos Aarhus Letbane, behandler vi dine personoplysninger i forbindelse med rekrutteringsprocessen.
Vi anbefaler, at din ansøgning ikke indeholder CPR-nummer eller følsomme personoplysninger, som fx personoplysninger der afslører racemæssig eller etnisk baggrund, religion, fagforeningsmedlemskab, seksualitet eller helbredsoplysninger.
Typer af personoplysninger
Aarhus Letbane kan indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:
- Kontaktoplysninger som navn, e-mailadresse og telefonnummer
- Oplysninger der fremgår af ansøgning, CV og eventuelle bilag
- Relevant information der er offentligt tilgængeligt på internettet og sociale medier, herunder information om tidligere ansættelsesforhold, aktiviteter, kompetencer, performance og generel fremtræden
- Resultater af personlighedstests, hvis du gennemfører sådanne
- Referencer fra tidligere og/eller nuværende arbejdsgivere som du har angivet i din ansøgning, eller som du har givet samtykke til, at vi kan kontakte
- Helbredsoplysninger, hvis den stilling, du har søgt, stiller særlige krav til helbredsmæssige forhold
- Øvrige oplysninger du giver os i forbindelse med rekrutteringsprocessen
Formål med behandlingen
Dine personoplysninger indgår i vores evaluering af, om du bliver tilbudt en stilling hos Aarhus Letbane.
Behandlingsgrundlag
Aarhus Letbane behandler dine personoplysninger på et eller flere af nedenstående grundlag:
- Kontraktuelle forpligtelser: Vi behandler dine personoplysninger for at kunne gennemføre foranstaltninger forud for en potentiel aftaleindgåelse (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).
- Samtykke: Hvis vi indhenter referencer fra tidligere og/eller nuværende arbejdsgivere, som du ikke har angivet som referencer i din ansøgning, beder vi om dit samtykke (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a). Hvis den stilling, du har søgt, undtagelsesvis stiller særlige krav til helbredsmæssige forhold vil vi – efter konkret vurdering – bede om dit udtrykkelige samtykke forud for behandlingen af sådanne personoplysninger (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og artikel 9, stk. 2, litra a).
6. Hvis du er kontaktperson hos en leverandør, samarbejdspartner mv.
Hvis du i dit professionelle virke samarbejder med Aarhus Letbane, herunder som ejer af en enkeltmandsvirksomhed eller som kontaktperson hos en af vores leverandører eller andre samarbejdspartnere, kan du læse nærmere om vores behandling af dine personoplysninger her.
Typer af personoplysninger
Aarhus Letbane kan indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:
- Navn, virksomhed, stillingsbetegnelse
- Dine arbejdsrelaterede kontaktoplysninger, fx e-mailadresse, telefonnummer og adresse
- Kontraktuelle oplysninger som fx fakturaer, kontrakter og andre aftaler mellem din virksomhed (eller din arbejdsgiver) og Aarhus Letbane
- Øvrige oplysninger, som indgår i vores korrespondance
Ovennævnte oplysninger kan vi modtage direkte fra dig (primært gennem e-mails og anden korrespondance med dig) eller fra din arbejdsgiver. Vi behandler dine oplysninger, hvis din virksomhed eller den virksomhed, du er ansat hos, indgår en aftale med Aarhus Letbane, hvis du har vist interesse for vores services, fx ved at dele din kontaktinformation med os eller i forbindelse med andet samarbejde.
Formålene med behandlingen
Dine personoplysninger kan blive behandlet til følgende formål:
- Administration af vores professionelle samarbejde, herunder opfyldelse af aftaler, løbende korrespondance og planlægning
- Statistik og analyse
Behandlingsgrundlag
Aarhus Letbane behandler primært dine personoplysninger på et eller flere af nedenstående grundlag:
- Kontraktuelle forpligtelser: I visse tilfælde er behandlingen af dine personoplysninger nødvendig for at kunne opfylde en kontrakt, hvori du er part eller repræsenterer en part (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).
- Offentlig myndighedsudøvelse: Vi kan behandle dine personoplysninger, da det henhører under offentlig myndighedsudøvelse at administrere den daglige drift af Aarhus Letbane, herunder varetage vores rettigheder og forpligtelser i henhold til de aftaler mv., som vi har indgået med vores samarbejdspartnere (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e).
7. Hvis du besøger vores profiler på sociale medier
Hvis du besøger Aarhus Letbanes profiler og sider på sociale medier, kan du læse nærmere om vores behandling af dine personoplysninger i dette afsnit.
Aarhus Letbane og udbyderne af de sociale medier er fælles dataansvarlige for behandlingen af personoplysninger indsamlet i forbindelse med dit besøg på Aarhus Letbanes profil eller side på det enkelte sociale medie.
Vi har profiler eller sider på følgende sociale medier:
- Facebook (Meta Platforms Ireland Ltd.)
- Instagram (Meta Platforms Ireland Ltd.)
- YouTube (Google LLC)
- LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company)
Typer af personoplysninger
Når du besøger eller interagerer med vores profiler på sociale medier, kan Aarhus Letbane og udbyderen af det pågældende sociale medie indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:
- Oplysninger der er tilgængelige på din profil, herunder dit navn, køn, civilstatus, arbejdsplads, interesser og din by
- Om du ”synes godt om” eller har anvendt andre reaktioner på vores profil
- Kommentarer du efterlader på vores opslag, herunder i forbindelse med konkurrencer
- At du har besøgt vores profil
Formålene med behandlingen
Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:
- Forbedring af vores produkter og services, herunder vores profiler og sider på sociale medier
- Statistik og analyse
- For at kunne kommunikere med dig, hvis du kommenterer på et opslag, laver en anmeldelse eller sender os en besked
Udbyderne af de sociale medier behandler blandt andet dine personoplysninger til følgende formål:
- Forbedring af deres annoncesystem
- For at give Aarhus Letbane statistikker, som udbyderne af de sociale medier blandt andet udarbejder på grundlag af dit besøg på vores profiler og sider
- Annoncering og tilpasning af aktiviteterne på siden
Behandlingsgrundlag
Behandlingen af dine personoplysninger er baseret på nedenstående grundlag:
- Legitime interesser: Vi baserer behandlingen af dine personoplysninger på vores legitime interesser i at kunne kommunikere med og brande os overfor dig på vores profiler på sociale medier, samt vores legitime interesse i at forbedre vores services (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
Udbyderne af de sociale medier baserer behandlingen af dine personoplysninger på deres legitime interesser, herunder deres interesse i at forbedre deres annoncesystem og levere statistikker til Aarhus Letbane, som udbyderen af det sociale medie, fx udarbejder på baggrund af dit besøg på vores profil eller side på det sociale medie. Derudover har udbyderne af de sociale medier en legitim interesse i at levere en innovativ, individuelt tilpasset, sikker og rentabel tjeneste (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
- Samtykke: Udbyderne af de sociale medier behandler visse af dine personoplysninger i overensstemmelse med dit samtykke, som du kan trække tilbage på et hvilket som helst tidspunkt via dine privatlivsindstillinger på det sociale medie (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a).
Hvem deler udbydere af sociale medier dine personoplysninger med?
Udbyderne af sociale media kan blandt andet dele dine personoplysninger med følgende kategorier af modtagere:
- Andre enheder i den koncern, som udbyderen af det sociale medie er en del af
- Eksternt med samarbejdspartnere, der leverer analyse- og undersøgelsesservices
- Annoncører
- Andre personer, som besøger vores profil eller side på det sociale medie (i det omfang dine oplysninger er offentligt tilgængelige)
- Forskere og andre akademikere
Du kan finde mere information om, hvem udbyderne af de sociale medier deler dine personoplysninger med i de enkelte udbyderes privatlivspolitik.
Udbyderne af de sociale medier kan overføre dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. Du kan læse mere i de enkelte udbyderes privatlivspolitikker.
Du kan læse mere om, hvem Aarhus Letbane deler dine personoplysninger med, i afsnittet Videregivelse til andre dataansvarlige og overladelse til databehandlere nedenfor.
8. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
Dine personoplysninger bliver slettet, når vi ikke længere har behov for at behandle dem til opfyldelsen af et eller flere af de ovennævnte formål. Oplysningerne kan dog behandles og opbevares længere i anonymiseret form, eller hvis vi er forpligtet hertil ifølge lovgivningen.
Regnskabsmateriale, herunder personoplysninger, som vi er forpligtet til at opbevare i henhold til bogføringslovens § 12, slettes tidligst 5 år efter udgangen af det regnskabsår, som oplysninger relaterer sig til, herunder også uddannelse- og kursustilmeldinger.
Særligt om tv-overvågning
Optagelser fra tv-overvågning foretaget i kriminalitetsforebyggende øjemed bliver slettet eller anonymiseret senest 30 dage efter optagelsen, medmindre det er nødvendigt for Aarhus Letbane at opbevare optagelserne med det formål at håndtere en specifik tvist, fx i forbindelse med at opklare en lovovertrædelse.
Vi kan dog behandle dine personoplysninger i en længere periode i anonymiseret form.
Særligt om jobansøgninger
Hvis du bliver tilbudt en stilling hos Aarhus Letbane, vil din ansøgning samt yderligere relevante personoplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelsesproceduren, blive opbevaret i din personalemappe hos os.
Hvis du ikke tilbydes en stilling, opbevarer vi din ansøgning og eventuelle yderligere personoplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelsesproceduren, i en periode på 6 måneder efter vores afslag, medmindre du har givet dit samtykke til en længere opbevaring af sådanne personoplysninger.
Du kan til enhver tid tilbagekalde eventuelle samtykker, som du måtte have afgivet som led i vores ansættelsesprocedure. Tilbagekaldelse af dit samtykke vil have virkning for den fremtidige behandling af dine personoplysninger, men påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykket inden tilbagekaldelsen. Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke, kan du kontakte os som angivet nedenfor.
Særligt for sociale medier
Dine henvendelser til os, som ikke er slået offentligt op, opbevarer vi i op til 2 år. Oplysningerne kan dog opbevares i en længere periode i anonymiseret form.
Vi opfordrer dig til at slette kommentarer, likes og andre interaktioner, du har efterladt på vores profil, hvis du ikke længere ønsker dem vist på vores sider. Aarhus Letbane sletter ikke sådanne offentligt tilgængelige interaktioner.
Se venligst privatlivspolitikken for udbyderen af de enkelte sociale medier for information om, hvor længe de opbevarer dine personoplysninger.
9. Videregivelse til andre dataansvarlige og overladelse til databehandlere
For at opfylde ovenstående formål kan vi give tredjeparter adgang til dine personoplysninger, der på baggrund af et kontraktuelt forhold med Aarhus Letbane leverer relevante ydelser. Det kan fx være IT-leverandører, mailudbydere og leverandører af IT-løsninger. Sådanne serviceleverandører vil kun behandle personoplysninger i overensstemmelse med vores instruktioner i henhold til indgåede databehandleraftaler.
Det kan under visse omstændigheder og i henhold til lovgivningen være nødvendigt at videregive dine personoplysninger til:
- Politiet
- Advokater
- Revisorer
- Domstole
- Offentlige myndigheder
Hvis dine personoplysninger overføres til databehandlere eller dataansvarlige, der er etableret i lande uden for EU/EØS, der ikke har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, vil en sådan overførsel baseres på EU-Kommissionens standardkontrakter eller et andet lovlig overførselsgrundlag i overensstemmelse med kapitel V i databeskyttelsesforordningen. Hvis du har spørgsmål eller ønsker at vide mere om konkrete overførsler, herunder overførselsgrundlaget, er du altid velkommen til at kontakte os. Du har også ret til at få en kopi af overførselsgrundlaget udleveret.
10. Dine rettigheder
- Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig
- Du har ret til at gøre indsigelse mod vores indsamling og videre behandling af dine personoplysninger
- Du har ret til berigtigelse og sletning af dine personoplysninger, dog med visse lovbestemte undtagelser
- Du har ret til at anmode os om begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger
- Under visse omstændigheder kan du også anmode om at modtage en kopi af dine personoplysninger samt om transmission af de personoplysninger, du har afgivet til os, til en anden dataansvarlig (dataportabilitet)
- Du kan til enhver tid tilbagekalde eventuelle samtykker, som du måtte have afgivet. Vi vil herefter slette dine personoplysninger, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på et andet grundlag.
11. Links til andre hjemmesider mv.
Vores hjemmeside kan indeholde links til andre hjemmesider eller til integrerede hjemmesider. Vi er ikke ansvarlige for indholdet af andre selskabers hjemmesider eller for deres praksis i forbindelse med behandling af personoplysninger. Når du besøger andre hjemmesider, opfordres du til at læse hjemmesidens privatlivspolitik.
12. Spørgsmål og klage
Hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik eller hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan du altid kontakte Aarhus Letbane som angivet nedenfor.
Aarhus Letbane I/S
CVR-nr. 34704724
Thomas Koppels Gade 311
8000 Aarhus C
E-mail: info@aarhusletbane.dk
Hvis din klage ikke bliver løst af os, og du vil gå videre med sagen, kan du klage til Datatilsynet:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
www.datatilsynet.dk/borger/klage
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Telefon: +45 33 19 32 00
